Esittelyssä Smoobu -kanavahallintaohjelmisto

Olemme käyttäneet Smoobua jo lähes 5 vuoden ajan, joten ohjelmiston käyttö on meille jo hyvin arkista ja tuttua. Tarkastelemme tässä kirjoituksesa Smoobun ominaisuuksia ja kerromme omia näkemyksiämme siitä. Jokaiseen otsikkoon on myös lisätty merkintä PERUS tai KEHITTYNYT, joka tarkoittaa sitä että kuinka todennäköisesti kyseistä ominaisuutta eri tasoinen majoittaja käyttää. Toisin sanoen, jos olet aloittelija tai ei-ammattilainen - on todennäköistä että sinulle riittää PERUS -toiminnot.

Mikä on Smoobu?

Smoobu on saksalainen, vuonna 2014 perustettu yritys, joka tarjoaa pilvipohjaisen loma-asuntojen ja lyhytaikaisten vuokrausyksikköjen hallintaan suunnatun ohjelmiston. Jos vuokraat asuntoa, lomahuoneistoa tai mökkiä, Smoobu auttaa hallinnoimaan kohteiden vuokraustoimintaa eli toimii Kanavanhallintatyökaluna. Tarkemmin kanavanhallinnasta on kerrottu blogissamme täällä.

Smoobun ominaisuudet

Ohjelmisto jakaantuu pääpiirteittäin kymmeneen eri osakokonaisuuteen seuraavasti:

1. Property Management System (PMS) eli Suomeksi käännettyä joko kiinteistöhallintajärjestelmä tai majoitustietojärjestelmä. PMS on ohjelmisto, jonka avulla loma-asuntojen vuokranantajat, yksityiset omistajat ja operaattorit voivat hallita kohteitaan verkossa. Ensimmäiset järjestelmät ilmestyivät hotelliteollisuuteen 1980-luvun alussa, ja ne olivat aluksi erikoistuneita varausjärjestelmiä hotellihuoneiden varaamiseen ja laskutukseen. Nykyaikaiset ratkaisut tarjoavat loma-asuntovuokraukseen monia lisätyökaluja, kuten saatavuuden näyttämisen, varausten ja tilausten tekemisen, maksujen hallinnan sekä viestinnän keskitetyn hallinnan vieraiden kanssa.

2. Channel manager eli kanavanhallintajärjestelmä. Channel Manager on ohjelmisto, jonka avulla voidaan automaattisesti ja reaaliaikaisesti synkronoida varaukset useiden varausalustojen tai omien suorien varaus­sivustojensa välillä. Olipa kohteesi listattuna Airbnb:ssä, Booking.comissa tai jollain muulla varausalustalla, ja kun loma-asuntosivustosi on yhdistetty channel manageriin, kaikki varauskalenterisi pysyvät synkronoituna ja päivittyvät heti, kun uusi varaus tehdään. Näin vältetään päällekkäiset varaukset ja yksinkertaistetaan loma-asunnon hallintaa, mikä säästää aikaa muuhun toimintaan.

3. Booking engine eli varausmoottori. Booking engine tarjoaa mahdollisuuden lisätä varausjärjestelmä mihin tahansa verkkosivustolle tai tarjoamalla linkin suoravarausten tekoon. Tämän avulla voit alkaa vastaanottaa varauksia ilman varausalustojen komissioita. Varausmoottori on valmiiksi integroitu kaikkiin muihin työkaluihin, mikä tarkoittaa, että saatavuuskalenterisi, yhdistetyt varausalustasi ja hintasi synkronoituvat saumattomasti. Varausten lisäksi voit samalla tarjota myö lisämaksullisia palveluita myytäväksi kuten loppusiivous, liinavaatteet tai elämys. Smoobu tarjoaa integraatiot useaan eri maksujärjestelmiin, joten maksutapahtuma hoituu automaattisesti esim PayPalin tai Stripen avulla.

   Varausmoottoria ei ole käännetty suomeksi, joten tekstit ovat joko englanniksi tai muulla Smoobun tuetulla kielellä.

4. Guest communication eli vieraskommunikaatio. Voit automatisoida ja harmonisoida vierasviestintää Smoobun avulla eli voit ajoittaa, lähettää ja ylläpitää viestejä vieraille kaikilla alustoilla samasta paikasta (mukaanlukien suoravaraukset).

5. Smoobun dynaaminen hinnoittelija. Smoobun yksi tuoreimmista ominaisuuksista on dynaaminen hinnoittelija, joka seuraa jatkuvasti markkinatrendejä ja säätää yöhintoja sekä tuottoa niiden mukaan. Hiljaisempina aikoina hinnat voivat laskea uusien vieraiden houkuttelemiseksi, kun taas sesonkiaikoina hinnat voivat nousta kysyntää vastaaviksi. Näin se auttaa parantamaan sekä käyttöastetta että tuottoa. Itse emme tätä ominaisuutta käytä, koska markkinoilla on joustavampia, monipuolisempia ja tehokkaampia työkaluja, kuten Pricelabs, joka voidaan kytkeä Smoobuun. Lisää dynaamisesta hinnoittelusta täällä.

6. Website builder eli websivuston rakentaja. Tämä mahdollistaa oman kustomoidun websivun rakentamisen jonka avulla voidaan luoda mahdollisuuksia esitellä omia varauskohteitaan laajemmin sekä hankkia suoravarauksia ilman komissioita. Valitettavasti sivusto ei tue suomen kieltä, joten vaikka tekstisisällöt olisivatkin suomea, osa asioista jää silti Smoobun virallisesti tuetuiksi kieliksi.

   Esimerkkejä sivustoista:

   1. korn14

   2. Lincoln escapes

   3. Fam-Ruck

7. Guest Guide eli vierasopas. Vierasopas on digitaalinen asiakkaalle lähetettävä opas, jonka tarkoitus on helpottaa vieraan oleskelua ja vähentää majoittajan työmäärää. Smoobun tapauksessa vieraalle automaattisesti toimitettava websivun osoite, joka on voimassa vain halutun ajan ja sisältää siihen määritellyt tiedot.

   
   

   Tyypillisesti vierasoppaassa on saapumis- ja lähtöohjeet (avainten nouto, lukitusohjeet, sisään- ja uloskirjautuminen), kohteen käyttöohjeet (wifi, kodinkoneet, lämmitys/ilmastointi, jätehuolto), säännöt (hiljaisuusajat, tupakointi, lemmikit), yhteystiedot (majoittaja, huolto, hätätilanteet) sekä vinkit ja suositukset lähialueen ravintoloista, nähtävyyksistä ja palveluista. Käytännössä vierasopas tekee majoittumisesta sujuvampaa, vähentää väärinymmärryksiä ja tukee positiivisen asiakaskokemuksen syntymistä.

   Esimerkki Smoobun vierasoppaasta:

   1. Tropical Hut

8. Account access, tilin käyttäjät. Smoobussa voit lisätä tiimin jäseniä tiliisi ja mukauttaa, mitä he voivat nähdä ja tehdä järjestelmässä. Kirjoitusoikeus (muokkausoikeus) maksaa extraa 15 € kuukaudessa per henkilö. Pääsy voidaan myöntää joko kaikkiin kohteisiin tai pelkästään tiettyihin kohteisiin.

9. Invoicing system eli laskutusjärjestelmä. Smoobun laskutusominaisuuden avulla voit luoda räätälöityjä laskuja asiakkaille. Se tehostaa maksujen käsittelyä ja auttaa täyttämään kirjanpidon vaatimukset (esim. omavarausten tositteet kirjanpitäjälle arvonlisäveroineen).

10. Statistiikka. Tilastot tai KPI:t (keskeiset suorituskykymittarit) mahdollistavat trendien havainnollistamisen kerätyn datan perusteella määritellyn ajanjakson aikana ja auttavat tekemään perusteltuja päätöksiä. Loma-asuntojen datanalytiikka auttaa täten parantamaan liiketoimintasi suorituskykyä. Tarkemmin Smoobun statistiikasta blogissamme täällä.

    
    

Lisäksi Smoobu tarjoaa (=Smoobu Marketplace) myös lukuisan määrän integraatiota kolmannen osapuolen sovelluksiin, joilla voidaan tehostaa toimintaa. Näitä löytyy kymmenessä eri kategoriassa:

Smoobu Marketplace kategoriat

Omasta mielestämme hyödyllisimmästä päästä olevia ovat esim. PayPal, Stripe, Pricelabs, Google Analytics, Remotelock ja SMS factor (varauksin).,

---

Smoobun käyttöliittymä

0. Home PERUS

   Smoobun kotinäkymä näyttää tältä (kuvat osin blurrattu tarkoituksella):

Smoobu kotinäkymä

Vasemmassa reunassa punaisella maalattu alue sisältää 11 erilaista päävalikkoa, joista valitaan toiminto. Oikeassa yläreunassa sinisellä maalattu alue sisältää tilin tietoihin, käyttäjäasetuksiin ja maksuasetuksiin liittyvät asiat. Keskellä on tapahtumanäkymä, jossa on seuraavaksi tulevat check-in/check-out -tapahtumat ja oikealla aktiviteettijono (varaukset, peruutukset).

1. Calendar PERUS

Smoobu calendar

Kalenterinäkymässä näkyy kaikkien kohteiden varaukset värikoodattuina riippuen mistä varausalustasta se on luotu. Varausta klikkaamalla avautuu tarkemmat tiedot sekä "Edit booking", "Cancel booking" ja "View more" joista viimeisin on käytetyin jos haluaa tarkastella esim. viestittelyä, asiakastietoja tai luoda laskun yms.

Yläreunassa keskellä on varauksen/esteen luomiseen tarkoitettu "Enter booking" nappi, jonka vieressä on hakukenttä johon voi syöttää vaikka asiakkaan nimen tms, josta avautuu valittavaksi ko. tapahtuma. Filters -valinnalla voi suodattaa kohteita halutusti ja kuukausivalinnasta pystyy valitsemaan halutun ajanjakson taakse- tai eteenpäin.

Multi/Single -valinnalla voi päättää haluaako katsella yhden kohteen varaustietoja usean kuukauden ajalta vai kuten tässä kaikkien kohteiden varaukset kuluvalta kuukaudelta. Oikeassa alareunassa näkyy Smoobu AI assistant, jolta voi kysyä apua.

2. Bookings PERUS

Bookings näkymä

Nimensä mukaisesti tässä näkyy varausten yhteenveto listana. Listaa voidaan lajitella kunkin sarakkeen mukaan. Ehkä hyödyllisin ominaisuus on kuitenkin listan yläpuolella oikeassa reunassa oleva mahdollisuus viedä kaikki varaustiedot XLS-, PDF- tai CSV muodossa. Excelöimällä saa muodostettua raportin kirjanpitäjälle, verottajalle tai tehdä vaikkapa oma analytiikkatyökalu kuten kirjoituksessamme kerroimme.

3. Pricing PERUS

   

   Pricing näkymä

   Hinnoittelunäkymässä näkyy kustakin kohteesta minimiyöpymismäärä sekä Base price (perushinta), joka joko syötetään käsin tai (mieluusti) antaa dynaamisen hinnoittelijan se hoitaa. Base pricesta muodostetaan annetulla kertoimella (oletus on 1:1) hinta joka lähetetään eri varausalustoihin (kuten Airbnb ja Booking kuvassa).

   Yläpuolella on myös kuukausivalitsin, filtteri sekä Change range of dates, jolla voidaan muuttaa hintoja tai minimivuorokausisääntöjä kerralla pidemmille jaksoille eri kohteisiin. Lisäksi löytyy Smoobun oma Dynamic pricing valinta.

Settings -valikon alla on lisäksi Availability settings jolla voidaan määritellä

kohteiden varattavissa olevaa jaksoa, Percentage adjustment, jolla asetetaan

yllämainittu kerroin, Import prices jolla voidaan tuoda hinnat esim. Airbnbstä ja

Transfer prices jolla voidaan hinnat kopioida tuleville vuosille haluttu hintakerroin

huomioiden.

Settings valikko

4. Messages PERUS

Messages näkymä

Näkymässä on koostetusti kaikki viestintä eri asiakkaiden kanssa. Täältä pystyy lähettämään vapaamuotoisia viestejä tai valmiiksi luotujen viestipohjien mukaisia viestejä asiakkaille riippumatta mistä kanavasta varaus on tullut.

5. Analytics KEHITTYNYT

   Analytics näkymä on esitelty toisessa kirjoituksessamme.

6. Booking portals PERUS

Booking portals -näkymä

Nimensä mukaisesti tämä on se paikka, jossa kytketään ja määritellään liitetyt varausporaalit. Kuvassa yllä on kytketty Airbnb, Booking, Homeaway sekä Nettimökki (toiminut kyllä meillä heikosti).

7. Marketplace KEHITTYNYT

Marketplace -näkymä

Tässä näkymässä on listattu ne kolmannen osapuolen sovellukset joista jo alussa mainittiin. Kunkin sovelluksen kytkemisohjeet löytyvät täältä. Suurin osa näistä on lisämaksullisia, mutta Smoobu tarjoaa alennuskoodeja joihinkin niistä.

8. Experience

Experience -valikko

Experience -valikko jakaantuu neljään eri alikokonaisuuteen.

8.1 Guest Guide KEHITTYNYT

Täällä voidaan luoda ja muokata vierasoppaat asiakkaiden käyttöön. Vierasoppaille voi myös määritellä mitkä osiot niistä on kytketty päälle tai miten ne näkyvät varauksen eri ajankohtina:

Vierasopas valinnat

8.2 Communication PERUS

Osiossa määritellään kaikki asiakkaalle lähetettävät viestit. Viestieditorissa pystyy lisäämään tekstin lisäksi myös kuvia ja videolinkkejä sekä tekemään suomenkieliset viestiversiot, joten se on hyvin monipuoliset. Kullekin viestille voi määritellä ajoitukset, kohteet ja portaalit itsenäisesti. Täältä löytyy myös mallipohjia joita voi hyödyntää. Heikkoutena on se, että omia viestipohjia ei voi tallentaa templaateiksi tai sisältöjä keskitetysti jakaa ohjeiden kesken, joten jokaisen joutuu ylläpitämään yksitellen. Tässä Touchstay on huomattavasti kätevämpi. Lisätietoa blogissamme.

8.3 Online Checkin KEHITTYNYT

Online checkin -osio

Smoobun ehkä jonkinlainen "piilofiitseri". Smoobu ei itse tätä jostain syystä paljon mainosta, mutta kätevä ominaisuus niille, jotka haluavat kerätä asiakkaan tiedot ennen varausta sähköisesti. Tämän sähköisen sisäänkirjautumislomakkeen voi lähettää asiakkaalle viestissä käsin tai automaattisesti ajastetusti etukäteen. Tiedot tallettuvat varauksen tietoihin sen jälkeen kun asiakas on ne syöttänyt. Majoittajalle tulee myös sähköpostikuittaus siitä kun tiedot on syötetty. Ikävä kyllä tätä ei saa suomeksi vaan lomake tulee vain Smoobun kielillä kuten tässä englanniksi:

8.4 Contacts KEHITTYNYT

Tässä osiossa näkyy kaikki asiakastiedot ja ne voi halutessaan myös exportoida XLS-, PDF- tai CSV muodossa.

9. Configuration

Configuration -näkymä

Configuration jakaantuu viiteen eri osaan.

9.1 Properties PERUS

Properties -osio

Properties -osio on tavallaan se peruslähtökohta, jossa uudet kohteet perustetaan Smoobuun ja niille määritellään niiden ominaisuudet kuten check-in ja check-out, joita Booking engine sitten myös hyödyntää.

9.2 Dynamic pricing KEHITTYNYT

Smoobun oma Dynamic pricing määritellään täältä. Toiminto on hyvin rajoitettu ominaisuuksiltaan, mutta yksinkertainen käyttää. Tarvitsee vain päättä käyttääkö Dataohjautuvaa vai Sääntöpohjaista hinnoittelua. Dynaamisen hinnoittelun käyttö vaatii lisämaksullisen tilauksen. 30 päivän koeajan jälkeen hinnoittelu on 12,99 € kuukaudessa per kohde. Summa lasketaan suhteutettuna vuosittaisiin ja 2 vuoden tilauksiin. Vuosi- ja 2 vuoden alennukset eivät koske Smoobun dynaamista hinnoittelua. Tarkempaa infoa Smoobun Dynamic pricing -osiosta löydät täältä.

9.3 Invoice settings KEHITTYNYT

Tässä osiossa määritellään laskupohjaan liittyvät asiat kuten ALV, laskuttajan tiedot, logot ja oletusmaksutavat. Maksupohjassa ei ole suomen kieltä tuettu, joten laskun otsikkotiedot tulevat aina englanniksi.

9.4 Webiste builder KEHITTYNYT

Website builder -osio

Website builderin kautta voidaan luoda oma websivusto jota kautta asiakkaat voivat tehdä varauksia. Domain asetuksilla pystyy ohjaamaan oman kotisivun (firma.fi) tälle luodulle sivulle ja houkutella komissiottomia varauksia. Valitettavasti lokalisointi ei tässä toimi täydellisesti, vaan suomen sekaan jää englantia.

9.5 Booking engine KEHITTYNYT

Täällä avautuu kolme välilehteä, joissa määritellään seuraavat asiat. Huom! Vaikuttavat vain Smoobun varausmoottoriin, (ei airbnb/booking varausalustoihin):

• Accommodation settings: Kohteen perustiedot, hinnat, henkilömäärät, alennukset, lisäpalvelut.

• Booking system settings: maksutavat, yhteystiedot, toimitusehdot yms.

• Embed in website: HTML koodi jonka voi upottaa omille websivuille

10. Advanced KEHITTYNYT

Täällä on kaksi erilaista osiota. API keys sisältää tarvittavat API avaimet rajapintojen hyödyntämiseen sekä Calendar iFrame -koodi kohteittain eri kielillä jonka voi upottaa omille sivuilleen. Calendar iFrame näyttää tältä:

Smoobu calendar iframe

Yhteenvetona: Smoobu synkronoi varaukset, hinnat ja kalenterit automaattisesti eri varausalustojen välillä, estäen tuplavaraukset ja helpottaen loma-asunnon hallintaa. Se tarjoaa lisäksi paljon muutakin kehittyneille käyttäjille. Smoobu tarjoaa hintaansa nähden hyvän alustan lyhytvuokraustoimijalle joka haluaa kehittää toimintaansa. Se ei ole ominaisuuksiltaan kaikkein paras, mutta silti siinä on tarvittavat asiat.

---

Jos lyhytvuokraus kiinnostaa yleisesti tai haluat kehittää omaa toimintaasi niin tilaa uutiskirjeemme missä saat aina ensimmäisenä tiedon uusimmasta blogikirjoituksestamme missä asioista puhutaan niiden oikeilla nimillä käytännön läheisesti ja läpinäkyvästi -> LIITY uutiskirjeen tilaajaksi Lyhytvuokraus.fi -etusivulla!

Ota yhteyttä: toimisto@tuparent.fi

Teemme omissa kohteissa vuosittain pitkästi yli 250 lyhytvuokrausta (Rukalla kuusi kohdetta, Puolanka ja Iso-Syöte). Kohteemme suoriutuvat erinomaisesti omassa lokaatiossaan ja hintaryhmässään. Lisäksi olemme perustaneet useita lyhytvuokrauskohteita asiakkaillemme ympäri Suomea. 

Tarjoamme asiantuntijapalveluita lyhytvuokrausta tekeville. Autamme asiakkaita rakentamaan digitaaliset vuokrauksen prosessit millä voi tarjota VIIDEN TÄHDEN LOMAKOKEMUKSEN ja saavuttaa markkinoita paremman tuoton vähemmällä työmäärällä!